FAQ: Häufige Fragen - vOffice (2024)

Für welche Vermieter eignet sich vOffice?

Unsere All-in-One Software richtet sich an die professionelle Ferienvermietung bzw. FeWo-Agentur. vOffice bildet alle Aufgabenbereiche, von der Objekt- & Preisverwaltung über die Buchungsverwaltung, den Check-In/-Out und die Eigentümerabrechnung bis hin zur Personaleinsatzplanung, dem Housekeeping und der vorbereitenden Buchhaltung in einer Software ab. Sogar eure eigene Website bietet vOffice euch kostengünstig, hochmodern und buchungsoptimiert an.

Braucht es weitere Programme, wenn vOffice genutzt wird?

vOffice ist die umfassendeSoftware für Vermietungsagenturen, die professionell Ferienhäuser und Ferienwohnungen verwalten. Wir bieten einen Buchungskalender ebenso wie ein Reservierungssystem, Tools für die Kommunikation mit Eigentümern wie für die Vermarktung bei Gästen, aber selbstverständlich auch Schnittstellen zur eigenen Fewo Homepage für Direktbuchungen wie auch zu großen Plattformen über unseren eigenen Channel-Manager.

Bietet vOffice mir einen unabhängigen Channel-Manager?

Welche Vertragslaufzeit hat man bei vOffice?

Wir sind davon überzeugt, dass man nur Geld für etwas zahlen sollte, mit dem man auch zufrieden ist und was einem im Arbeitsalltag wirklich hilft. Deswegen hat vOffice eine 30-tägige Kündigungsfrist!

Wie viel Zeit spare ich mit vOffice gegenüber einer herkömmlichen Buchungssoftware?

Wodurch unterscheidet sich vOffice von anderen Anbietern?

Werde ich bei der Einführung von vOffice unterstützt?

Kann ich vOffice von unterwegs nutzen?

Ja, vOffice ist eine mobile-fähige Webapplikation und kann auf jedem internetfähigen Gerät (Computer/Laptop, Tablet, Smartphone) problemlos als auch ortsunabhähig genutzt werden.

Für welche Art von Vermieter eignet sich vOffice?

Kann ich Stornierungen mit vOffice automatisch bearbeiten und verwalten?

Ja, vOffice kann gemäß deiner Storno- und Bearbeitungsgebühren die Rechnung im Handumdrehen erstellen und dabei auch Ersatzvermietungen automatisch berücksichtigen

Kann ich bereits bestätigte Mietverträge flexibel anpassen?

Ja, auch bestätigte oder stornierte Verträge lassen sich zu jedem Zeitpunkt noch frei bearbeiten. Dabei wird auf Buchungsrestriktionen geprüft und auf Abweichungen hingewiesen.

Kann ich mit vOffice sowohl Anfrage- als auch Direktbuchungen verwalten?

Ja, der Buchungsprozess kann individuell gestaltet werden und sogar nach Objekten bzw. Objektgruppen und Zeiträumen differenziert werden - Du kannst frei zwischen manuellen Buchungsbestätigungen bei eingehenden Buchungsanfragen bis hin zur hochautomatisierten Direktbuchung frei wählen und somit alle individuellen Buchungslogiken deiner Ferienvermietung umsetzen.

Was ist ein Channel Manager und warum ist er wichtig für die Vermietung von Ferienwohnungen oder Ferienhäusern?

Kostet die Nutzung und Anbindung des vOffice Channel Managers etwas?

Die Nutzung kostet die Ferienagentur selbst nichts. Im Gegenteil: Der Channelmanager ermöglicht dir eine maximale Reichweite und optimale Sichtbarkeit deiner Unterkünfte, egal ob Ferienwohnung oder andere Ferienunterkunft, während die Vertriebsprovisionen durch den Gast getragen werden. Natürlich pflegen wir unsere Schnittstellen laufend, um dir alle Möglichkeiten eines zeitgemäßen Channelings und einer modernen Buchungsstrecke zu bieten.

Müssen portalspezifische Einstellungen auf den Buchungsplattformen händisch aktualisiert werden?

Nein, es ist keine zusätzliche Pflege von Hand notwendig. Der vOffice Channel Manager kann bei den allermeisten Portalen die Verfügbarkeiten, Bilder, Preise, Texte, Buchungsbedingungen, Ausstattungsmerkmale und Stornobedingungen etc. automatisch übertragen.

Müssen beim Eingang der Portalbuchungen in vOffice händisch Informationen nachgetragen oder vervollständigt werden?

Auch hier unterstützt dich die Automatisierung von vOffice. Unsere Software legt die Belegungen mit allen vom Portal zur Verfügung gestellten Informationen samt Provision, Preisen und Verfügbarkeiten automatisch an, um den manuellen Pflegeaufwand so gering wie möglich zu halten.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich für eine Website von vOffice entscheide?

Was macht die Buchungsstrecke besonders auf einer vOffice Website besonders?

Wir bieten die nahtlose Integration von Online-Payments über unseren Partner Stripe an, somit kann dein Gast zwischen vielen Zahlungsmitteln, wie bspw. Kreditkarte, Sofortüberweisung, Paypal & Co., entscheiden. Außerdem kannst du deinen Gästen den Abschluss einer Reiserücktrittversicherung anbieten, ganz einfach und ohne Mehraufwand.

Verfügt vOffice über eine offene Webseiten-API?

Ja, vOffice verfügt über eine offene API, so dass auch externe Web-Developer deine FeWo-Website entwickeln und pflegen können.

Können Dienstpläne für unterschiedliche Funktionsbereiche wie Reinigung, Hausmeister und Rezeption geplant und erstellt werden?

Ja, es können sämtliche Dienstpläne inkl. Urlaubsplanung in vOffice geführt werden. Dabei werden sogar vereinbarte Wochentage und Wochenarbeitszeiten Deiner Teammitglieder berücksichtigt.

Wie kann mich vOffice bei der Planung meiner eigenen Reinigungskräfte unterstützen?

vOffice unterstützt dich bei der optimalen Einsatzplanung auf Basis von gesammelten Daten und ermittelt automatisch Prognosen, Personalkapazitäten und Anforderungen.

Welche Hilfe bietet vOffice bei wiederkehrenden Arbeiten?

vOffice kann dich automatisch an wiederkehrende Tätigkeiten, wie z.B. die Fensterreinigung, erinnern und deren Erledigung überwachen. Du brauchst nichts mehr dem Zufall zu überlassen oder parallele Excel-Listen zu führen.

Welche Vorteile hat die Nutzung der Gäste-App für mich?

Der Kunde hat alle Informationen zu seiner Reise auf einen Blick, wird bemächtigt, optionale Nebenleistungen selber hinzuzubuchen, erhält die Zahlungsinformationen gemäß deiner Reservierungsbedingungen und kann sich selbstständig über die Region informieren. Das spart dir zeitintensive Rückfragen via E-Mail oder Telefon.

Kann ich die Inhalte meiner bisher genutzten Gästemappe übertragen?

Ja, du kannst die Inhalte deiner Gäste-App selbst bestimmen - egal, ob WLAN-Passwort oder Restaurantempfehlungen.

Ist es möglich, das Feedback zum Aufenthalt vom Gast über die Gäste-App einzuholen?

Ja, das Gäste-Feedback kann auf Wunsch direkt nach Abreise automatisch über die Gäste-App abgefragt werden.

Auf welchen Geräten ist die Gäste-App verfügbar?

Die vOffice Gäste-App ist auf allen bekannten Endgeräten verfügbar und passt sich dank ihrer responsiven Eigenschaft der jeweiligen Bildschirmgröße an.

Verfügt vOffice über eine offene Gäste-App-API?

Ja, vOffice verfügt über eine offene API, so dass auch externe Web-Developer deine Gäste-App entwickeln und pflegen können.

Brauchen Eigentümer von mehreren Unterkünften auch mehrere Eigentümer-Zugänge?

Nein, ein Portal-Zugang pro Eigentümer reicht aus. Die Software erkennt automatisch welchem Eigentümer die Unterkünfte zugewiesen sind. So findet der Eigentümer alle Informationen zu seinen Unterkünften an einer Stelle und behält stets die Übersicht.

Kann ich unterschiedliche Rechte für die Eigentümer vergeben?

Ja, du kannst die Rechte deiner Eigentümer individuell bestimmen. Hierdurch kannst du entscheiden, welche Eigentümer bspw. Eigenbelegungen buchen dürfen und welche Informationen zu Reservierungen, Belegungen und Gäste-Feedback eingesehen werden dürfen.

Kann ich neben den Belegungsdetails auch Verkaufs- und Mietabrechnungen im Eigentümerbereich zur Verfügung stellen?

Ja, vOffice lädt die Rechnungen nach deren Erstellung automatisch in den Eigentümerbereich. Du kannst sogar entscheiden, ob es zwischen der Rechnungserstellung und deren Veröffentlichung im Eigentümerbereich eine zeitliche Verzögerung geben soll, um mögliche Korrekturen oder Nachbuchungen zu erlauben. Auf jeden Fall sparst du dir den mühsamen Versand per Post und bleibst auch bei Korrekturen digital und flexibel.

Kann ich den Reinigungskräften jederzeit Aktualisierungen senden?

Ja, sowohl die persönlichen Dienstpläne der Mitarbeiter als auch einzelne Aufgaben, sowie mögliche Aktualisierungen werden ad hoc an die App übermittelt. Statusmeldungen werden im Gegenzug zurückgesendet.

Ist die mobile App offline-fähig?

Ja, die mobile vOffice-App kann auch im Funkloch problemlos benutzt werden. Alle Daten werden zwischengespeichert und bei der nächsten Verbindung mit dem Netz aktualisiert.

Können Reinigungskräfte mit der vOffice-App Fotos erstellen und an die zentrale Verwaltung senden?

Ja, es können sowohl Fotos als auch Textnachrichten mit der mobilen vOffice-App erstellt und direkt an die Verwaltung gesendet werden.

Können mit der mobilen App Arbeitszeiten erfasst werden?

Ja, mit der TeamApp kann das persönliche Zeitprotokoll geführt werden.

Werden eingehende Zahlungen automatisch zugeordnet?

Ja, eingehende Zahlungen werden einer Buchung automatisch zugeordnet, zeitgleich kann der Gast hierüber per E-Mail benachrichtigt werden.

Können Überweisungen direkt aus vOffice getätigt werden?

Ja, Überweisungen können sowohl manuell als auch automatisch erstellt und bspw. per Sammelüberweisung direkt an die Bank übermittelt und freigegeben werden.

Wer kann die Banku*msätze deiner Ferienvermietung in vOffice sehen?

Nur Benutzer, welche über die Berechtigung für das "Banking-Modul" verfügen, können die Banku*msätze sehen und Überweisungen tätigen. Die Nutzerrechte lassen sich präzise in vOffice einrichten und bei Bedarf leicht anpassen.

Welche Prozesse eignen sich in der Ferienvermietung besonders gut zur Automatisierung?

Es können viele verschiedene Routineabläufe, wie bspw. der E-Mail- und SMS-Versand, Buchungs- und Stornierungsprozesse, das Dokumentenmanagement sowie das Aufgabenmanagement automatisiert werden. vOffice unterstützt dich bei einer Vielzahl von Automatisierungen, wir zählen mittlerweile mehr als 1.000 aktive Automatisierungen bei unseren Kunden.

Sind für die Automatisierung deiner Vermietungsprozesse weitere Programmierkenntnisse erforderlich?

Nein, die Nutzung der Automatisierung ist für den Anwender einfach zu verstehen und erfordert keine Programmierkenntnisse. Es reicht, wenn du weißt, welche Prozesse deiner Ferienvermietung dir heute zu viel Zeit rauben. Unsere Berater helfen dir gern.

Können auch externe IT-Systeme integriert werden?

Je nach Anbieter können mit der vOffice-Automatisierung auch externe Systeme verknüpft werden. Entdecke die Möglichkeiten der Automatisierung in einem Gespräch mit den vOffice-Experten.